Шағын өндіріске қойма мен есеп: ақша жоғалтпау жолы

Жиһаз цехы, терезе мен есік өндірісі, тігін шеберханасы, наубайхана — Қазақстандағы шағын өндірістің көрінісі ұқсас: тапсырыс бар, жұмыс қайнап жатыр, ал ай соңында қанша тапқаны және айырма қайда кеткені түсініксіз. Ақша бір жерден жоғалмайды — ол аз-аздап ағып кетеді: есепке алынбаған ЛДСП парағы, ұмытылған алдын ала төлем, фурнитураны бөлшек бағамен шұғыл сатып алу, өлшеушінің кінәсінен қайта жасау. Нақты нені есептеу керегін және бухгалтерия бөлімінсіз есепті қалай құруды талдайық.

Шағын өндіріс ақшаны қай жерде жоғалтады

Шығындар әдетте төрт жерде жасырынады. Материалдар: қажеттен көп сатып алды, немесе керісінше, жетпеді — бригада қосымша сатып алғанша бос тұрады. Тапсырыстар: өзіндік құнын есептемей жұмысқа қабылдады, ал соңында жұмсағаннан аз тапқаны анықталды. Ақша: алдын ала төлем иесінің Kaspi-іне келді, қалғаны — шеберге қолма-қол, ал есепте — ештеңе. Қайта жасау мен ақау: оларды ешкім санамайды, сондықтан оларды қай кезең немесе қай қызметкер тудыратыны түсініксіз.

Төртеуіне ортақ белгі — ақпарат бар, бірақ әр жерде: шебердің басында, жеткізушімен чатта, өлшеушінің блокнотында. Есеп — оны жоғалып кетпей тұрып бір жерге жинау тәсілі.

Не есептеу керек: қалдықтың төрт түрі

Цех үшін «қойма» сөзі әдетте бөлмені емес, бөлек жүргізу керек төрт түрлі тізімді білдіреді.

1. Шикізат пен материалдар: тақталар, профиль, шыны, мата, фурнитура, бояу. Іс жүзінде қолданылатын өлшем бірлігімен: парақ, қума метр, дана.
2. Жартылай фабрикаттар мен дайындамалар: кесілген бөлшектер, құрастырылған қаңқалар. Бұл енді материал емес, бірақ әлі өнім де емес — тапсырыстар көбіне дәл осы жерде «жоғалады».
3. Дайын өнім: құрастырылып, жөнелтуді күтіп тұрғаны, қай тапсырысқа.
4. Шығын материалдары мен құрал: бұйымға кірмейтін, бірақ жұмсалатын — желім, бұрғылар, орама.

Ең аз есеп — жеткізушіден кіріс, тапсырысқа есептен шығару және айына бір рет түгендеу. Тапсырысқа есептен шығару жүргізілмесе, бұйымға шын мәнінде қанша материал кеткенін ешқашан білмейсіз, демек, оның өзіндік құнын да білмейсіз.

Тапсырыстың өзіндік құны: материал, жұмыс, ақау

Өзіндік құн — жеткізушінің прайсындағы сан емес, нақты тапсырысқа жұмсалғанның бәрінің қосындысы. Оны үш бөлікпен есептеген ыңғайлы. Материалдар — каталогтағы норма бойынша емес, нақты есептен шығару бойынша. Жұмыс — қызметкерлердің уақыты немесе бұйымға кесімді мөлшерлеме. Үстеме — жалдау ақысы, электр, жеткізу үлесі және, маңыздысы, қайта жасау.

Қайта жасауды бөлек жолмен есептеген жөн. Ас үй тапсырысы өлшем қатесінен екі рет қайта жасалса, бұл «болады ғой» емес, табысты тапсырысты шығынға айналдырған нақты сома. Тоқсан ішінде мұндай жолдар жиналғанда нені өзгерту керегі көрінеді: өлшеушіні оқыту, өлшем үлгісі немесе материал.

Өзіндік құнсыз тапсырыс — тапсырыс емес, бәрі оңынан келеді деген үміт.

Өлшемнен жөнелтуге дейін көрінетін тапсырыс

Өндірісте клиент апталап күтеді, ал дау-дамайдың басты көзі — «менің тапсырысым қайда?». Сондықтан әр тапсырыста менеджерге де, шеберге де, клиентке де түсінікті мәртебе болуы керек: «Өлшем → Есептеу → Алдын ала төлем → Сатып алу → Өндіріс → Дайын → Жеткізілді → Толық төленді».

Мәртебе шебердің басында тұрмауы керек. Ол жүйеде белгіленсе, менеджер цехты жұмыстан алаңдатпай, клиентке WhatsApp-та бірнеше секундта жауап береді. Ал иесі қай кезеңде қанша тапсырыс бар екенін және кептеліс қай жерде пайда болатынын көреді — әдетте бұл сатып алу немесе алдын ала төлемді күту.

• Бір тапсырыс — бір карточка: өлшемдер, материалдар, мерзімдер, кім жүргізеді, хат алмасу.
• Тапсырыс карточкасынан материал есептен шығарылады және шеберге тапсырма қойылады.
• Мәртебе өзгергенде клиент хабарлама алады: «тапсырыс өндірісте», «жөнелтуге дайын».

Касса, алдын ала төлемдер және Kaspi: ақша қалдықтардан бөлек

Қазақстанда әр тапсырыс дерлік алдын ала төлемнен басталады — көбіне Kaspi арқылы. Мәселе — аударым жеке нөмірге келеді, ал қалғанын клиент монтаж кезінде қолма-қол береді. Мұны есепте тіркемесе, бір айдан кейін кім қанша қарыз екенін түсіну мүмкін емес.

Шешімі қарапайым: әр төлем — тапсырысқа байланған касса жазбасы. Алдын ала төлем, қосымша төлем, қайтару. Касса бірнеше болуы мүмкін — Kaspi, қолма-қол, есеп шоты, — бірақ бәрі бір жүйеде, әр тапсырыс бойынша қарыз қалдығы көрінеді. Шығындар бөлек есепке алынады: сатып алулар, жалақы, жалдау. Сонда айдағы кіріс пен шығыстың айырмасы — сезім емес, нақты пайда.

Excel, 1С немесе ERP: бастауда нені таңдау керек

Excel айына он тапсырыс болып, бәрін бір адам жүргізгенше жақсы. Екінші менеджер мен шебер пайда болған сәтте кесте ыдырайды: әркімде өз нұсқасы, формулалар бұзылады, телефоннан ыңғайсыз. 1С бухгалтерия мен есептілікті жабады, бірақ цехтың жедел жұмысы үшін — тапсырыс мәртебелері, клиентпен хат алмасу, шеберлерге тапсырмалар — ол ауыр және баптауды қажет етеді.

Шағын өндіріске ақылға қонымды жол — тапсырыс, қойма, касса және клиентпен хат алмасу қатар тұратын, ал бухгалтер түсірілім алатын жүйе. Ең азынан бастауға болады: мәртебелері бар тапсырыстар және касса. Кейін материалды есептен шығару мен өзіндік құнды қосу. Бастысы — деректер бір рет және пайда болған жерінде енгізілуі: қоймада, цехта, кассада.

Шағын өндіріске есеп чек-листі

• Материалдар шикізат, дайындама, дайын өнім және шығын материалдарына бөлінеді.
• Кіріс, тапсырысқа есептен шығару және ай сайынғы түгендеу бар.
• Әр тапсырыста — мәртебесі, материалдары, мерзімі және жауаптысы бар карточка.
• Өзіндік құн нақты бойынша есептеледі, қайта жасау — бөлек жолмен.
• Барлық төлемдер — Kaspi, қолма-қол, шот — тапсырысқа байланып жазылады.
• Шығындар кіріспен бір жүйеде есепке алынады.
• Айына бір рет қалдықтар салыстырылып, тапсырыстар бойынша пайда есептеледі.

baProger ERP модулінде тауарлар мен қойма, тапсырыстар мен шоттар, қаржы мен кассалар, тапсырмалар мен қызметкерлер мәміле және клиентпен хат алмасудың қасында тұрады — менеджер тапсырыстың қай кезеңде екенін, ал иесі қалдықтар мен ақшаны көреді. Цех процестері дайын модульден күрделірек болса — бірнеше өндіріс, өз кесу есебі, 1С және Kaspi-мен интеграция, — компанияның міндеттеріне ERP әзірлеп, оны кезең-кезеңімен іске қосамыз.