Склад и учёт для малого производства: как не терять деньги

Мебельный цех, производство окон и дверей, швейная мастерская, пекарня — у малого производства в Казахстане похожая картина: заказы есть, работа кипит, а в конце месяца непонятно, сколько заработали и куда делась разница. Деньги не пропадают в одном месте — они утекают понемногу: неучтённый лист ЛДСП, забытая предоплата, срочная закупка фурнитуры по розничной цене, переделка по вине замерщика. Разберём, что именно нужно считать и как выстроить учёт без бухгалтерского отдела.

Где малое производство теряет деньги

Потери обычно скрываются в четырёх местах. Материалы: закупили больше, чем нужно, или, наоборот, не хватило — и бригада простаивает, пока докупают. Заказы: приняли в работу без расчёта себестоимости и в конце выяснили, что заработали меньше, чем потратили. Деньги: предоплата пришла на Kaspi владельца, остаток — наличными мастеру, а в учёте — ничего. Переделки и брак: их никто не считает, и поэтому непонятно, какой этап или какой сотрудник их создаёт.

Общий признак всех четырёх — информация есть, но в разных местах: в голове у мастера, в чате с поставщиком, в блокноте замерщика. Учёт — это способ собрать её в одно место до того, как она потерялась.

Что считать: четыре вида остатков

Слово «склад» для цеха обычно означает не помещение, а четыре разных списка, которые нужно вести отдельно.

1. Сырьё и материалы: плиты, профиль, стекло, ткань, фурнитура, краска. С той единицей измерения, которая используется на деле: листы, погонные метры, штуки.
2. Полуфабрикаты и заготовки: раскроенные детали, собранные каркасы. Это уже не материал, но ещё не продукт — и именно здесь чаще всего «теряются» заказы.
3. Готовая продукция: что собрано и ждёт отгрузки, за какой заказ.
4. Расходники и инструмент: то, что не входит в изделие, но тратится — клей, свёрла, упаковка.

Минимальный учёт — приход от поставщика, списание на заказ и инвентаризация раз в месяц. Если списание на заказ не ведётся, вы никогда не узнаете, сколько материала реально ушло на изделие, а значит, не узнаете и его себестоимость.

Себестоимость заказа: материалы, работа, брак

Себестоимость — не цифра из прайса поставщика, а сумма всего, что потратили на конкретный заказ. Удобно считать её по трём частям. Материалы — по фактическому списанию, а не по норме из каталога. Работа — время сотрудников или сдельная ставка за изделие. Накладные — доля аренды, электричества, доставки и, что важно, переделок.

Переделки стоит считать отдельной строкой. Если заказ на кухню переделывали дважды из-за ошибки замера, это не «ну бывает», а конкретная сумма, которая превратила прибыльный заказ в убыточный. Когда таких строк набирается за квартал, видно, что менять: обучение замерщика, шаблон замера или материал.

Заказ без себестоимости — это не заказ, а надежда, что всё сложится.

Заказ, который видно от замера до отгрузки

В производстве клиент ждёт неделями, и главный источник конфликтов — «а где мой заказ?». Поэтому у каждого заказа должен быть статус, понятный и менеджеру, и мастеру, и клиенту: «Замер → Расчёт → Предоплата → Закупка → Производство → Готов → Доставлен → Оплачен полностью».

Статус не должен жить в голове у мастера. Если он отмечается в системе, менеджер отвечает клиенту в WhatsApp за секунды, не отрывая цех от работы. А владелец видит, сколько заказов на каком этапе и где возникает затор — обычно это закупка или ожидание предоплаты.

• Один заказ — одна карточка: размеры, материалы, сроки, кто ведёт, переписка.
• Из карточки заказа списывается материал и ставится задача мастеру.
• Клиент получает сообщение при смене статуса: «заказ в производстве», «готов к отгрузке».

Касса, предоплаты и Kaspi: деньги отдельно от остатков

В Казахстане почти каждый заказ начинается с предоплаты — чаще всего через Kaspi. Проблема в том, что перевод приходит на личный номер, а остаток клиент отдаёт наличными при монтаже. Если это не фиксировать в учёте, через месяц невозможно понять, кто сколько должен.

Решение простое: каждая оплата — запись в кассе с привязкой к заказу. Предоплата, доплата, возврат. Касс может быть несколько — Kaspi, наличные, расчётный счёт, — но все они в одной системе, и по каждому заказу виден остаток долга. Отдельно учитываются расходы: закупки, зарплата, аренда. Тогда разница между приходом и расходом за месяц — это реальная прибыль, а не ощущение.

Excel, 1С или ERP: что выбрать на старте

Excel хорош, пока заказов десять в месяц и всё ведёт один человек. Как только появляются второй менеджер и мастер, таблица расходится: у каждого своя версия, формулы ломаются, с телефона неудобно. 1С закрывает бухгалтерию и отчётность, но для оперативной работы цеха — статусы заказов, переписка с клиентом, задачи мастерам — она тяжёлая и требует настройки.

Для небольшого производства разумный путь — система, где заказ, склад, касса и переписка с клиентом живут рядом, а бухгалтер получает выгрузку. Начать можно с минимума: заказы со статусами и касса. Потом добавить списание материалов и себестоимость. Главное — чтобы данные вносились один раз и там, где они возникают: на складе, в цехе, в кассе.

Чек-лист учёта для малого производства

• Материалы делятся на сырьё, заготовки, готовую продукцию и расходники.
• Есть приход, списание на заказ и ежемесячная инвентаризация.
• У каждого заказа — карточка со статусом, материалами, сроками и ответственным.
• Себестоимость считается по факту, переделки — отдельной строкой.
• Все оплаты — Kaspi, наличные, счёт — записываются с привязкой к заказу.
• Расходы учитываются в той же системе, что и приход.
• Раз в месяц сверяются остатки и считается прибыль по заказам.

В модуле ERP baProger товары и склад, заказы и счета, финансы и кассы, задачи и сотрудники находятся рядом со сделкой и перепиской с клиентом — менеджер видит, на каком этапе заказ, а владелец — остатки и деньги. Если процессы цеха сложнее готового модуля — несколько производств, свой расчёт раскроя, интеграция с 1С и Kaspi, — мы разрабатываем ERP под задачи компании и запускаем её по этапам.